A função VLOOKUP é uma grande ferramenta para achar informação em tabelas do Excel, mas pode ser fonte de confusão. Apesar disso, ela não é tão difícil assim, como você vai ver.
Suponha que você faça uma planilha de ordens de compra. Para isso, você se refere a outra planilha que contém o código dos produtos que você compra sempre, sua descrição, quantidade etc. Para adicionar um item, é preciso inserir os dados em uma linha no formulário de ordem de compras. A tarefa é sujeita a erros. Em vez disso, use a função VLOOKUP e economize trabalho. Informe o código do produto e o Excel buscará os detalhes restantes.
Para usar a VLOOKUP, organize seus dados numa tabela. Os dados a serem pesquisados devem estar na coluna mais à esquerda da tabela. Em nosso exemplo, é o código do produto. Toda informação a ser relacionada fica nas colunas à direita.
Suponhamos que a ordem de compra e os dados estão na mesma planilha e que os códigos de produto estão na faixa de células J2:J15, com descrições e quantidades nas colunas adjacentes à direita. Se nosso primeiro código de produto aparecer na ordem de compras na célula B6 e quisermos que sua descrição fique na célula C6, a seguinte fórmula VLOOKUP na célula C6 devolve a descrição do código de produto digitado na célula B6:
=VLOOKUP(B6,$J$2:$L$15,2,False)
A sintaxe da fórmula VLOOKUP é =VLOOKUP (valor a buscar, intervalo a ser pesquisado, coluna de onde buscar os dados e tipo de padrão). O intervalo deve ser informado usando referência absoluta, assim a fórmula funcionará quando copiada nas células seguintes. As colunas na tabela de dados são numeradas com 1, 2, 3 e assim por diante para que nossa fórmula devolva o valor da coluna 2, a de descrição do produto.
O tipo de padrão é um operador lógico que indica se o padrão deve ser exato ou aproximado. Pode ser False ou True (falso ou verdadeiro). Se for False, a fórmula retornará um padrão exato, se não encontrar nenhum, ela devolve um #N/A. Se o valor for ajustado para True ou omitido, a fórmula devolve um padrão exato se este estiver disponível ou o valor mais próximo que não for maior que o valor buscado. Nesses casos, a coluna mais à esquerda (o código de produto) deve estar classificada em ordem ascendente.
No exemplo, a fórmula para a célula D6 é igual à da célula C6, diferindo apenas no número da coluna para que retorne a quantidade:
=VLOOKUP(B6,$J$2:$L$15,3,False)
A parte mais intrincada do trabalho com a função VLOOKUP pode ser a situação onde, quando um padrão exato não puder ser achado, você desejar obter o valor subseqüente mais próximo. Imagine colocar resultados de um exame escolar nota de menos de 50 é reprovação, já 50 ou menos de 65 é aprovação e mais do que isso é mérito. Então sua tabela ficará assim:
0 Reprovação
50 Aprovação
65 Mérito
Os resultados estão em ordem crescente, assim, se você escrever uma busca para o valor de 45, a fórmula devolverá o correspondente ao valor mais próximo menor que 45, que nesse caso é zero: reprovação. Se os dados estiverem compreendidos entre as células A2:B4 e o primeiro valor a buscar estiver na célula E2, essa será a fórmula:
=VLOOKUP(E2,$A$2:$B$4,2)
O tipo de padrão True pode ser omitido, já que é o padrão.
Volte à ordem de compra e atente às dicas seguintes. Evite dores de cabeça com as referências absolutas às células, renomeando o intervalo com os comandos Inserir | Nome | Definir e usar o nome na função VLOOKUP no lugar da referência à faixa de dados na tabela. Por exemplo:
=VLOOKUP(B6,ProductData,2,False)
Tente ainda posicionar os dados em outra planilha ou pasta do Excel. Para referenciar dados constantes de outra planilha ou pasta, use:
=VLOOKUP(B6,Sheet2!$J$2:$L$15,2,False)
=VLOOKUP(B6,[productinfo.xls]Sheet1!$J$2:$L$15,3,False)
Para lidar melhor com um erro #N/A, combine a função VLOOKUP com um operador IF e a função ISNA, que devolve True, quando um #N/A aparecer numa célula. A fórmula abaixo mostrará resultado vazio se um padrão exato não for encontrado:
=IF(ISNA(VLOOKUP(B6,$J$2:$L$15,2,False)),,(VLOOKUP(B6,$J$2:$L$15,2,False)))
Quando seus dados estiverem dispostos em linhas, não se esqueça de usar a função HLOOKUP (Horizontal Lookup) em substituição. Ela funciona da mesma maneira que a função descrita, mas em dados dispostos na horizontal.
